マイクロソフト Office のフォーム

【概要】Microsoft Forms は、Web ブラウザからフォームを作成・共有できるアプリケーションである。アンケート、申請書、登録フォームなどをプログラミング不要で作成できる。作成中はプレビュー機能で回答者の視点から表示を確認できる。Power Automate と連携すると、回答者への受理確認メールの自動送信や、SharePoint リストへのデータ保存を設定できる。また、既存のフォームを複製して新しいフォームを作ることもできる。

【目次】

Office フォームの作成
フォームの提出時に受理確認メールを自動送信する
Office フォームのコピー

Office フォームの作成

Forms を使うと、Web ブラウザだけでフォームを作成できる。作成したフォームは URL で共有でき、回答は Excel ファイルとして取得できる。

Web ブラウザで新しいタブを開き、Microsoft 365 にサインインする
https://portal.office.com
「Forms」を選択する
「新しいフォームを作成」を選択して、フォームの作成を始める
フォーム作成画面が表示される。質問の追加やタイトルの設定を行う。右上の「...」アイコンから詳細設定（フォーム全体の動作に関する設定）を開ける
作成が終わったら、「プレビュー」を選択して内容を確認する
プレビュー画面が表示される。回答者の視点から表示を確認できる
プレビュー画面の「送信」を選択すると、送信の動作を確認できる
確認後は画面右上の「戻る」を選択して編集画面に戻る
フォームを回答者に配布するには、以下の画面から送信設定を行う

フォームの提出時に受理確認メールを自動送信する

Power Automate を使うと、フォームの提出時に提出者へ受理確認メールを自動で送れる。手動でメールを送る作業が不要になり、提出者にも受理が伝わる。

Power Automate は、Microsoft 365 に含まれる自動化ツールである。複数のアプリケーションをまたいで自動処理を設定できる。

前提条件：この設定の前に、セクション 1 の手順でフォームを作成しておく。

Power Automate を起動する
「テンプレートから作成」を選択する
検索欄に「メールと SharePoint に対するフォームの処理」と入力して検索する
検索結果から「メールと SharePoint に対するフォームの処理」を選択する
テンプレートの詳細画面が表示される。内容を確認して「続行」を選択する
作成されたフローのタイトルを、用途が分かる名称に変更する
フォーム ID の欄（2 箇所）に、対象のフォーム ID を設定する
フォーム ID は、Forms でフォームを開いたときの URL に含まれる。URL の「id=」以降の文字列がフォーム ID である
電子メールの「宛先」には、フォームで収集するメールアドレスの項目を指定する
メールの「件名」と「本文」を設定する
SharePoint リスト（SharePoint 上で管理する表形式のデータ保存先）への保存設定を行う
保存が不要な場合は、「Create Item」セクションを削除する。削除は右側の「...」メニューから実行できる

保存が必要な場合は、「サイトのアドレス」と「リスト名」をメニューから選択する。SharePoint リストは事前に作成しておく
設定後、「保存」を選択してフローを保存する
このフローの設定後、フォームに回答が送信されると、回答者に以下のような確認メールが自動で届く