マイクロソフト Office のフォーム

【概要】Microsoft Formsは、Webブラウザからフォームを作成・共有できるアプリケーションである。アンケート、申請書、登録フォームなどをプログラミング不要で作成できる。フォーム作成時にはプレビュー機能で表示確認が可能である。Power Automateと連携することで、回答者への確認メール自動送信やSharePointリストへのデータ保存を設定できる。また、既存フォームを複製して新規作成することも可能である。

【目次】

Office フォームの作成
フォームの提出時に受理確認メールを自動送信する
Office フォームのコピー

Office フォームの作成

Formsを使用すると、Webブラウザだけでフォームを作成できる。作成したフォームはURLで共有でき、回答はExcelファイルとしてダウンロード可能である。

Webブラウザで新しいタブを開き、Microsoft 365 にサインインする
https://portal.office.com
「Forms」を選択する
「新しいフォームを作成」を選択して、フォームの作成を開始する
フォーム作成画面が表示される。質問の追加やタイトルの設定を行う。右上の「・・・」アイコンから詳細設定にアクセスできる
フォームの作成完了後、「プレビュー」を選択して内容を確認する
プレビュー画面が表示される。回答者の視点からフォームの表示を確認できる
プレビュー画面の「送信」ボタンを選択すると、フォーム回答の動作を検証できる
確認後は画面右上の「戻る」を選択して編集画面に戻る
フォームを回答者に配布するには、以下の画面から送信設定を行う

フォームの提出時に受理確認メールを自動送信する

Power Automateを使用すると、フォーム提出時に提出者へ受理確認メールを自動送信できる。手動でのメール送信作業が不要になり、提出者にも即座に受理が通知される。

Power Automateは、Microsoft 365に含まれる自動化ツールである。複数のアプリケーション間で自動処理を設定できる。

前提条件：この設定を行う前に、セクション1の手順でFormsのフォームを作成しておく必要がある。

Power Automateを起動する
「テンプレートから作成」画面が表示されたら、このオプションを選択する
検索欄に「メールと SharePoint に対するフォームの処理」と入力して検索する
検索結果から「メールと SharePoint に対するフォームの処理」を選択する
テンプレートの詳細画面が表示される。内容を確認後、「続行」を選択する
作成されたフローのタイトルを変更する。用途が分かる名称にしておくと管理しやすい
フォームIDの欄（2箇所）に対象のフォームIDを設定する
フォームIDは、Formsでフォームを開いたときのURLに含まれる。URLの「id=」以降の文字列がフォームIDである
電子メールの「宛先」には、フォームで収集する電子メールアドレスの項目を指定する
メールの「件名」と「本文」を設定する
SharePointリストへの保存設定を行う。SharePointリストとは、SharePoint上で管理できる表形式のデータ保存先である
保存が不要な場合は、「Create Item」セクションを削除する。削除は右側の「...」メニューから実行できる

保存が必要な場合は、「サイトのアドレス」と「リスト名」をメニューから選択する。SharePointリストは事前に作成しておく必要がある
設定完了後、「保存」を選択してフローを保存する
フローの設定後、フォームに回答が送信されると、回答者に以下のような確認メールが自動送信される